VISTO:
Las facultades emergentes de la Ley 8102;
La necesidad de reorganización y depuración de los archivos administrativos y contables de la Administración Pública Municipal para el mejor aprovechamiento de los espacios físicos y funcionamiento de los mismos;
Y CONSIDERANDO:
Que es de público y notorio que actualmente las dependencias administrativas de la Municipalidad de La Cumbre se encuentran saturadas de documentación, por lo que es imperioso establecer criterios de selección a fin de autorizar la destrucción periódica de aquella carente de valor;
La multiplicación de actividades que prestan nuevos servicios al ciudadano, el uso y el abuso de las fotocopias que no se destruyen una vez perdida su utilidad y la progresiva participación de los ciudadanos en la vida municipal han provocado un incremento desmesurado en la producción de documentos en los últimos años que amenaza con poner trabas a la propia gestión municipal. Por lo tanto, ante esta situación se hace necesaria la eliminación responsable de todos aquellos documentos que ya no tengan ningún valor jurídico ni informativo/histórico, ya que en caso contrario se ocupa espacio, se trabaja de forma inútil y se dificulta la consulta a documentos que interesan.
Ante esta situación resulta necesario aprobar, mediante Ordenanza municipal, la regulación de los procedimientos para la identificación y valoración de las series documentales, que permiten establecer las condiciones de acceso y los plazos de vigencia que a su vez conlleva la posibilidad de su destrucción. Esta normativa resulta, imprescindible para la racionalización del tratamiento de la documentación y consiguiente mejora de la propia gestión de la Administración municipal, a la vez que se asegura la conservación de aquellos de sus documentos que tengan valor histórico.
En base a las inquietudes y observaciones efectuadas por las diversas áreas municipales, los tipos documentales a considerar con sus respectivos plazos mínimos de conservación, según el valor administrativo, legal o histórico de los documentos, se ha tomado en cuenta los plazos de prescripción de la legislación vigente.
POR TODO ELLO EL HONORABLE CONCEJO DELIBERANTE DE LA LOCALIDAD DE LA CUMBRE SANCIONA CON FUERZA DE:
O R D E N A N Z A Nº 11/2020
Artículo 1º. Es objeto de la presente Ordenanza la regulación del destino de la documentación administrativa/contable de la Municipalidad de La Cumbre y la eventual eliminación de los mismos.
La presente ordenanza no será de aplicación respecto de aquellos documentos que contengan valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su conservación.
1.1 En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción de documentos de la Administración municipal de la Municipalidad de La Cumbre en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para sus conservación – arts. 2560 y ss y cc del Código Civil y Comercial -.
1.2 Asimismo se conservarán los documentos que:
a) Reflejen el origen, la organización y la evolución de las funciones y estructuras orgánicas de la Municipalidad de La Cumbre.
b) Los documentos emanados de los órganos de gobierno, los registros y, actas.
c) Los documentos que contengan información significativa sobre acontecimientos o hechos de importancia para la historia política, económica o social del municipio de La Cumbre.
d) Los documentos que contengan información de tipo estadístico útil para el estudio histórico.
1.3. Será objeto de conservación toda documentación en la que concurran las siguientes características:
a) Aquellas que contengan datos necesarios para la protección de los derechos civiles, financieros, jurídicos u otros derechos de los individuos, instituciones y de la Municipalidad de La Cumbre.
b) Los documentos que permiten conocer los orígenes de la Municipalidad de La Cumbre, su organización y la evolución de las estructuras, funciones, programas y actividades.
c) Documentos que contienen datos significativos sobre un acontecimiento, un individuo, una institución o un lugar.
d) Expedientes de cualquier serie documental cuyas resoluciones hayan sido recurridas ante los Tribunales.
Artículo 2º. A los fines de la presente ordenanza, se entiende por:
1. Documento: toda expresión en lenguaje natural o convencional, incluidas las de carácter gráfico, sonoro o audiovisual, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los informáticos generada por entidades o personas en el desarrollo de sus actividades.
2. Valoración documental: se entiende por tal el estudio y análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, e informativas de la documentación. El proceso de valoración establecerá los plazos de la posible eliminación o expurgo.
3. Eliminación de documentos: se entiende por eliminación la destrucción física de los documentos por el órgano responsable del archivo donde se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.
Artículo 3º. A efectos de expurgo hay que distinguir entre eliminación de copias y eliminación de documentos originales.
a) Las copias se podrán eliminar automáticamente siempre y cuando los documentos originales estén localizados y en buen estado de conservación.
b) Son documentos originales susceptibles de eliminación:
1) Documentos o series carentes de valor histórico o informativo, una vez hayan prescrito los valores administrativos y legales.
2) Documentos que presenten un estado de deterioro tal que haga imposible su restauración.
3) Documentos elaborados por las oficinas para el control de los procesos de trabajo, y documentación de apoyo informativo en cuanto pierdan su utilidad.
4) Documentos o series de documentos que presentan vacíos informativos que imposibilitan su comprensión.
5) Documentos cuyos datos estén contenidos en otro tipo de documentación (en registros, actas u otros documentos recapitulativos).
6) Al cabo de 5 años, solicitudes denegadas o declaradas improcedentes o ajenas a las funciones de la Municipalidad de La Cumbre.
7) No podrán ser objeto de expurgo expedientes de antigüedad inferior a 5 años originales y únicos, a no ser que su plazo de vigencia administrativa sea inferior a 5 años y carezcan de valor histórico o informativo.
Artículo 4º. Para cumplir con la función de proteger el patrimonio documental municipal de la Municipalidad de La Cumbre, se debe partir de la identificación y valoración de la documentación, procesos que conducen a la determinación de los plazos y condiciones para el eventual expurgo de la misma según los criterios definidos en la presente ordenanza. En este sentido, el Área Municipal correspondiente redactará un acta de identificación y valoración de la documentación correspondiente.
Los estudios de identificación y valoración de documentos contendrán los siguientes datos: Identificación de la serie (denominación, productor, fechas, función administrativa), normativa que les afecta, régimen de acceso (condiciones y plazos), documentos que forman la unidad documental, antecedentes y relacionadas en el caso de corresponder, soporte en que se genera y conserva en el caso de corresponder, valor de la documentación (valor administrativo, valor legal/fiscal y valor informativo/histórico), propuesta de conservación y/o expurgo.
Los estudios de identificación y valoración se realizarán bien por iniciativa del Responsable del área municipal correspondiente o de la Secretaría de Coordinación Municipal.
Artículo 5º. Por el área municipal correspondiente se elaborará la memoria de identificación y valoración de cada una de las series documentales a expurgar las cuales serán sometidas a informe y visto bueno de la Secretaría de Coordinación Municipal. A la vista de los informes se procederá a la elaboración de la oportuna propuesta de resolución.
De toda documentación a expurgar por área, se elevara un informe al Honorable Concejo Deliberante para su noticia. El HCD podrá efectuar observaciones en el plazo de 72 hs., transcurrido dicho plazo, se procederá al expurgo de la documentación de que se trate.
Artículo 6º: De acuerdo con las Relaciones de identificación y valoración aprobadas, el Área Municipal respectiva procederá a la eliminación de la documentación correspondiente elaborando el Acta de Eliminación según modelo Anexo I.
La Secretaría de Coordinación Municipal llevará un registro de los documentos que hayan sido objeto de eliminación/expurgo.
Artículo 7º: COMUNÍQUESE, Publíquese, dese copia al Registro Municipal, a las áreas correspondientes, a los interesados y ARCHÍVESE.-
DADO EN SALA DE SESIONES DEL HONORABLE CONCEJO DELIBERANTE DE LA LOCALIDAD DE LA CUMBRE A LOS DOS DÍAS DEL MES DE JULIO DEL AÑO DOS MIL VEINTE.-
